Jak zgłosić potrzebę korekty faktury?

Cel Artykułu: Ten artykuł wyjaśnia, w jakich sytuacjach wymagana jest korekta faktury oraz pokazuje krok po kroku, jak zgłosić potrzebę korekty faktury w Panelu Klienta IQhost.

Kiedy potrzebna jest korekta faktury?

Korekta faktury może być konieczna w różnych sytuacjach:

  1. Błędne dane nabywcy, takie jak:

    • Nieprawidłowa nazwa firmy
    • Błędny numer NIP
    • Niepoprawny adres siedziby

  2. Błędy w pozycjach faktury:

    • Nieprawidłowa nazwa usługi
    • Błędna stawka VAT
    • Niewłaściwa ilość lub cena jednostkowa

  3. Zmiany w statusie płatności:

    • Faktura została oznaczona jako opłacona, mimo że płatność nie została zrealizowana
    • Płatność została zrealizowana, ale faktura nadal ma status "nieopłacona"

  4. Inne błędy formalne:

    • Błędy w danych sprzedawcy
    • Nieprawidłowy numer faktury
    • Błędna data wystawienia lub sprzedaży

Ważne: Zgodnie z przepisami, korekta faktury powinna być wystawiona tak szybko, jak to możliwe po wykryciu błędu. W przypadku NIP lub innych istotnych danych identyfikacyjnych, korekta jest konieczna dla zachowania zgodności z przepisami księgowymi i podatkowymi.

Terminy zgłaszania korekt

Korekty faktur podlegają pewnym ograniczeniom czasowym, które warto mieć na uwadze:

  1. Korekta danych nabywcy (np. NIP) - należy zgłosić jak najszybciej, najlepiej:

    • Dla podatników VAT: przed złożeniem deklaracji VAT za miesiąc, w którym wystawiono fakturę
    • Generalnie: w ciągu 3 miesięcy od wystawienia faktury

  2. Korekta błędów merytorycznych (np. ceny, ilości):

    • Najlepiej w ciągu 30 dni od wystawienia faktury
    • Maksymalnie w ciągu 5 lat od końca roku, w którym faktura została wystawiona

Wskazówka: Im szybciej zgłosisz potrzebę korekty, tym szybciej otrzymasz poprawny dokument, co ułatwi prawidłowe rozliczenie księgowe i podatkowe.

Jak zgłosić potrzebę korekty faktury w IQhost?

Metoda 1: Przez System Ticketów w Panelu Klienta

  1. Zaloguj się do Panelu Klienta pod adresem: https://panel.iqgroup.pl

  2. Przejdź do sekcji wsparcia technicznego:

    • Znajdź i kliknij zakładkę Pomoc techniczna lub Support w głównym menu
    • Wybierz opcję Nowe zgłoszenie lub podobną

  3. Utwórz nowe zgłoszenie:

    • Wybierz dział Księgowość lub Faktury i płatności
    • Nadaj tematowi tytuł: "Prośba o korektę faktury nr [NUMER FAKTURY]"
    • W treści zgłoszenia podaj następujące informacje:
      • Numer faktury, której dotyczy korekta
      • Data wystawienia faktury
      • Dokładny opis błędu lub nieścisłości
      • Poprawne dane, które powinny znaleźć się na fakturze
    • Jeśli to możliwe, załącz skan lub zdjęcie dokumentów potwierdzających poprawne dane (np. wydruk z CEIDG lub KRS)

  4. Wyślij zgłoszenie klikając odpowiedni przycisk

  5. Śledź status zgłoszenia:

    • Wszystkie odpowiedzi i aktualizacje będą widoczne w historii zgłoszenia
    • Możesz dodawać komentarze i odpowiadać na pytania działu księgowości

Wskazówka: Zachowaj numer zgłoszenia (ticket ID) - może być przydatny w dalszej komunikacji dotyczącej korekty.

Metoda 2: Przez E-mail

  1. Wyślij e-mail na adres księgowość@iqhost.pl lub ogólny adres obsługi klienta bok@iqhost.pl

  2. W temacie e-maila napisz: "Prośba o korektę faktury nr [NUMER FAKTURY]"

  3. W treści e-maila podaj:

    • Numer faktury, której dotyczy korekta
    • Data wystawienia faktury
    • Dokładny opis błędu lub nieścisłości
    • Poprawne dane, które powinny znaleźć się na fakturze
    • Numer klienta lub login do Panelu Klienta (ułatwi identyfikację)

  4. Załącz dokumenty potwierdzające poprawne dane (opcjonalnie)

Uwaga: Metoda e-mailowa może być nieco wolniejsza niż zgłoszenie przez Panel Klienta, ale jest równie skuteczna.

Jakich informacji należy dostarczyć?

Aby proces korekty przebiegł sprawnie, przygotuj następujące informacje:

Dla korekty danych nabywcy:

  • Aktualny i poprawny NIP
  • Pełna i poprawna nazwa firmy (zgodna z CEIDG lub KRS)
  • Kompletny i aktualny adres siedziby
  • W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą: imię i nazwisko zgodne z CEIDG

Dla korekty pozycji na fakturze:

  • Numer pozycji, której dotyczy korekta
  • Błędne dane, które są obecnie na fakturze
  • Prawidłowe dane, które powinny znaleźć się na fakturze
  • Uzasadnienie korekty (opcjonalnie)

Dokumenty pomocnicze (opcjonalnie, ale zalecane):

  • Wydruk z CEIDG lub KRS potwierdzający aktualne dane firmy
  • Dokumenty potwierdzające zamówienie usługi (np. e-mail z potwierdzeniem)

Uwaga: Im dokładniejsze informacje podasz, tym szybciej faktura zostanie skorygowana.

Jak przebiega proces korekty?

Po zgłoszeniu potrzeby korekty faktury, proces przebiega następująco:

  1. Weryfikacja zgłoszenia (1-2 dni robocze)

    • Dział księgowości IQhost weryfikuje zgłoszenie i podane dane
    • W razie potrzeby może poprosić o dodatkowe informacje lub dokumenty

  2. Wystawienie faktury korygującej (1-3 dni robocze po weryfikacji)

    • Na podstawie dostarczonych informacji zostaje wystawiona faktura korygująca
    • Faktura korygująca zawiera odniesienie do faktury pierwotnej oraz wyszczególnione korekty

  3. Dostarczenie faktury korygującej

    • Faktura korygująca zostaje udostępniona w Panelu Klienta
    • Dodatkowo, kopia faktury jest wysyłana na adres e-mail przypisany do konta

  4. Potwierdzenie korekty

    • Zgłoszenie zostaje zamknięte z informacją o wykonanej korekcie
    • W niektórych przypadkach (np. znacząca zmiana kwot) może być wymagane potwierdzenie otrzymania korekty

Informacja: Cały proces trwa zwykle 2-5 dni roboczych, w zależności od złożoności korekty i aktualnego obciążenia działu księgowości.

Faktura korygująca vs. Nota korygująca

Warto wiedzieć, że istnieją dwa rodzaje dokumentów korygujących:

1. Faktura korygująca

  • Wystawiana przez sprzedawcę (IQhost)
  • Dotyczy zmian w wartościach sprzedaży, danych sprzedawcy lub istotnych danych nabywcy (np. NIP)
  • Zawiera odniesienie do faktury pierwotnej i wyszczególnia elementy korygowane
  • Ma format podobny do standardowej faktury

2. Nota korygująca

  • Wystawiana przez nabywcę (klienta)
  • Dotyczy wyłącznie pomyłek formalnych (np. literówki w nazwie, błędy w adresie niewpływające na identyfikację)
  • Nie może korygować wartości sprzedaży, stawek VAT ani NIP-u
  • Wymaga akceptacji wystawcy faktury pierwotnej

Istotne: W IQhost większość korekt wystawianych jest w formie faktury korygującej, co upraszcza proces dla klienta. Nie ma potrzeby wystawiania not korygujących.

Najczęstsze problemy i ich rozwiązania

Problem: Minęło ponad 5 dni, a nie otrzymałem faktury korygującej

Rozwiązanie:

  • Sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce e-mail
  • Sprawdź sekcję faktur w Panelu Klienta
  • Odpowiedz na zgłoszenie (ticket) z pytaniem o status korekty
  • Jeśli ticket został zamknięty, utwórz nowe zgłoszenie z odniesieniem do poprzedniego

Problem: Wystawiona korekta nadal zawiera błędy

Rozwiązanie:

  • Natychmiast zgłoś problem, odpowiadając na ticket związany z korektą
  • Dokładnie opisz, które dane są nadal nieprawidłowe
  • Podaj ponownie prawidłowe informacje

Problem: Potrzebuję korekty pilnie (np. do rozliczenia miesięcznego VAT)

Rozwiązanie:

  • W tytule zgłoszenia dodaj informację "PILNE" lub "URGENT"
  • W treści wyjaśnij powód pilności (np. zbliżający się termin rozliczeń podatkowych)
  • Rozważ kontakt telefoniczny z obsługą klienta po wysłaniu zgłoszenia

Korekty a zwroty i reklamacje

Ważne jest rozróżnienie między korektą faktury a procedurą zwrotów i reklamacji:

Korekta faktury

  • Dotyczy błędów formalnych lub merytorycznych w dokumencie
  • Nie wpływa na status usługi (usługa nadal jest aktywna)
  • Procedura opisana w tym artykule

Zwrot/reklamacja

  • Dotyczy rezygnacji z usługi, reklamacji lub zwrotu
  • Zmienia status usługi (usługa może zostać anulowana)
  • Wymaga osobnej procedury opisanej w regulaminie usług IQhost
  • Zazwyczaj wiąże się z fakturą korygującą, ale sama procedura jest inna

Ważne: Jeśli chcesz złożyć reklamację lub zrezygnować z usługi, zapoznaj się z procedurą reklamacyjną IQhost.

Często zadawane pytania

Czy korekta faktury jest płatna?

Nie, IQhost nie pobiera opłat za wystawienie faktury korygującej, gdy błąd wynika z pomyłki po stronie IQhost lub uzasadnionej zmiany danych klienta.

Jak długo muszę czekać na wystawienie korekty?

Standardowy czas oczekiwania to 2-5 dni roboczych. W przypadkach pilnych, prosimy o zaznaczenie tego faktu w zgłoszeniu.

Czy mogę anulować fakturę zamiast ją korygować?

Anulowanie faktury jest możliwe tylko w wyjątkowych przypadkach i tylko wtedy, gdy faktura nie została jeszcze zarejestrowana w systemie księgowym. W większości przypadków właściwym rozwiązaniem jest korekta.

Czy muszę zwracać oryginał błędnej faktury?

Nie, w przypadku faktur elektronicznych nie jest to wymagane. Wszystkie faktury i faktury korygujące są dostępne w Panelu Klienta.

Powiązane Artykuły:

Tagi

faktury korekty panel klienta księgowość NIP

Czy ten artykuł był pomocny?

Twoja strona WordPress działa wolno?

Sprawdź nasz hosting WordPress z ultraszybkimi dyskami NVMe i konfiguracją serwera zoptymalizowaną pod kątem wydajności. Doświadcz różnicy już dziś!

Sprawdź ofertę hostingu
30-dniowa gwarancja zwrotu pieniędzy