Zwykle w pracy musimy stale komunikować się i realizować cele, które przez większość czasu muszą być realizowane jako zespół. Co oznacza, że ​​musimy mieć dobre narzędzia ułatwiające pracę zespołową. 

Poniżej przedstawiamy kilka narzędzi ułatwiających pracę zespołową. Czytaj dalej, aby w łatwy i prosty sposób zarządzać prawidłowym przepływem, kolejnością i ładowaniem projektów. Dzięki temu unikniemy niepotrzebnej straty czasu na e-maile, dokumenty czy spotkania, które nas wyczerpują i frustrują. 

W połowie XXI wieku musimy zapomnieć o niekończących się e-mailach, w których gubią się informacje, plikach Excela bez aktualizacji, które nas martwią, czy notatkach na pulpicie, które zalewają ekran. 

• Narzędzia, które ułatwią pracę zespołową
• Najlepsze aplikacje do wideokonferencji
• Jak zwiększyć efektywność pracy zespołowej na odległość?
• Wnioski

Narzędzia, które ułatwią pracę zespołową

Narzędzia do masowego wysyłania plików

W dzisiejszych czasach przesyłanie ogromnych plików jest niezbędne do codziennej pracy zespołowej , musimy wysyłać ogromne pliki, których nie możemy wysłać pocztą ani innymi opcjami, i musimy mieć odpowiednie narzędzia, aby móc to zrobić bezpiecznie i szybko. 

Bez wątpienia jednymi z najbardziej znanych są Dropbox lub WeTransfer, polecamy te i inne doskonałe narzędzia o większej ładowności dla Twoich potrzeb:

1. WeTransfer (2 GB)

W sieci możesz kompresować duże pliki i udostępniać je. Jest to jedno z najbardziej klasycznych narzędzi i nadal jest skuteczne w udostępnianiu plików w ten sposób. Bardzo łatwo jest również rozpakować pliki i mieć je pod ręką w ciągu kilku minut. 

2. DropSend (8 GB)

Jest to usługa, która wykorzystuje chmurę do wysyłania i odbierania plików do 8 GB. Możesz mieć konto w aplikacji i udostępniać je każdemu. Tyle, że aplikacje na iOS mają coś przeciwko temu, ale ta na Androida działa dużo lepiej. 

Sprawdź także Dropbox, Box, Dysk Google czy OneDrive w usłudze Microsoft 365, także za darmo dla użytkowników Office 365 Online.

Polecane aplikacje do wideokonferencji

1. Skype

Skype jest jednym z najbardziej znanych i używanych. Od samego początku pozycjonuje się jako jedno z najbardziej uniwersalnych, darmowych narzędzi pracy, które umożliwia rozmowy grupowe przez Internet, rozmowy wideo, a nawet wysyłanie plików, które są kompatybilne z prawie wszystkimi urządzeniami i bardzo dobrze działają z każdym systemem operacyjnym. 

2. Hangout

Ta usługa Google umożliwia wykonywanie połączeń, wideokonferencje i czat. Jest to również usługa bezpłatna i aby z niej korzystać wystarczy posiadać konto Gmail. 

3. Teamwork

Praca zespołowa wymaga dobrego zarządzania, zarządzania czasem i informacji zebranych w jednym miejscu, aby ułatwić tworzenie schematów i postęp w projektach. 

4. Mindmeister

Dzięki temu narzędziu możesz tworzyć, udostępniać i prezentować mapy myśli bezpośrednio z sieci. Darmowa wersja pozwala na utworzenie do 3 map myśli, możesz udostępniać je w czasie rzeczywistym, przydzielać zadania współpracownikom, ustalać priorytety i planować terminy realizacji projektów. 

5. IdeaFlip

To narzędzie pozwoli Ci zbierać, rozwijać i dzielić się pomysłami z zespołem. Możesz prezentować je graficznie, jest łatwy w użyciu i umożliwia przesyłanie obrazów, importowanie plików PDF, a nawet tworzenie szablonów do wykorzystania przez cały zespół.

Współpraca online do zarządzania i przepływu projektów

1. Trello

Narzędzie to ułatwia wizję postępu i zadań projektu. Istnieje rodzaj tablicy, na której możesz realizować swoje projekty jako zespół lub indywidualnie. Możesz organizować się za pomocą kart (wirtualny post), co ułatwia wizję postępu projektu i jest aktualizowane w rzeczywisty i bardzo uporządkowany sposób. 

Jego działanie pozwala na utworzenie zadania, dodanie opisu, przypisanie go i nadanie mu priorytetu. Każdy panel jest w pełni konfigurowalny. 

2. Asany

Dostępny zarówno w wersji internetowej, jak i aplikacji, ma na celu usprawnienie komunikacji w zespole, umożliwia współpracę, tworzenie list zadań i kalendarzy do udostępniania w czasie rzeczywistym. Darmowa wersja akceptuje do 15 członków. 

Pracuj w chmurze i udostępniaj informacje

1. Dropbox

Jest par excellence najpopularniejszym narzędziem do przechowywania w chmurze, możesz bezpiecznie uzyskiwać dostęp do swoich plików o pojemności do 2 GB w darmowej wersji. Dostępne są inne plany płatności, które zwiększają pojemność i zapewniają inne korzyści. Można go synchronizować między urządzeniami, mogą udostępniać foldery za pośrednictwem łączy i z różnymi kategoriami uprawnień. 

2. Sharepoint

Jest to płatne narzędzie, konkurencja ze strony Google, opracowane przez firmę Microsoft. Oba są bardzo przydatne i niezawodne, umożliwiając dostęp do informacji z dowolnego miejsca, czasu i sprzętu. Oprócz dostosowania do dowolnej platformy, czy to Windows, Mac czy Linux. 

Najlepsze narzędzia do wideokonferencji

Narzędzia do wideokonkferencji mogą być znakomitym uzupełnieniem pracy zespołowej. Nie jest powiedziane, że zespół musi pracować zdalnie, szczególnie gdy powrót do biura, staje się bardziej realny dziś niż jeszcze kilka miesięcy temu. Wciąż jednak praca zdalna, praca zespołowa z domu, jest jedną z najlepszych opcji pracy, także wtedy, gdy Ty lub Twoi pracownicy, musicie przemieszczać się aby pozyskiwać i obsługiwać klientów.

Poznaj najlepsze, naszym zdaniem, narzędzia do wideokonferencji.

• Zoom: do wideokonferencji biznesowych, możesz wysyłać wiadomości w czasie rzeczywistym i wymieniać się treściami, pozwala na wideo do 1000 uczestników i 10 000 widzów.
• Google Hangouts:  to narzędzie do interakcji z zespołem za pomocą wiadomości tekstowych, połączeń głosowych i wideorozmów, w których możesz rozmawiać twarzą w twarz nawet z 10 osobami jednocześnie.
• Loom: umożliwia łatwe nagrywanie i udostępnianie ekranu komputera i kamery internetowej. Możesz także wybrać, czy udostępnić tylko przeglądarkę, cały pulpit czy tylko kamerę internetową, a jeśli zdecydujesz się udostępnić cały pulpit, wybierzesz również aplikacje do udostępnienia. Bardzo dobrze jest wyjaśnić swojemu zespołowi, czego oczekujesz, za pomocą praktycznych przykładów.
• Whereby: w celu usprawnienia współpracy za pośrednictwem Internetu lub urządzeń mobilnych między zespołami zdalnymi lub rozproszonymi. Ta platforma internetowa umożliwia użytkownikom tworzenie pokoi i zapraszanie członków do czatów wideo za pośrednictwem niestandardowego łącza (do 4 członków w wersji darmowej i 12 w wersji pro).
• WhatsApp  na pewno dobrze to znasz, możesz dołączyć do 256 członków na tym samym czacie.
• Slack: zorganizowane według kanałów. Możesz użyć innego kanału dla każdego projektu i dla każdego kanału możesz udostępniać wiadomości, narzędzia i pliki, które otrzymają zaangażowane osoby. Możesz dodać członków do każdego kanału do maksymalnie 1000 osób.
• Teams , Microsoft Teams to cyfrowe centrum, które łączy konwersacje, zawartość i aplikacje w jednym miejscu, w którym można dodać do 5000 członków i do 200 kanałów na zespół.
• Skype  to platforma, która pozwoli Ci komunikować się ze swoim zespołem za pomocą wiadomości tekstowych, głosowych, a nawet czatów wideo w jakości HD, gdziekolwiek jesteś.
• Facebook Messenger  umożliwia prowadzenie grupowych rozmów wideo za pomocą konta na Facebooku. Przy limicie do 50 uczestników tylko 6 z nich może być aktywnymi nadawcami, podczas gdy reszta może komunikować się głosowo.
• Adobe Connect  umożliwia prowadzenie konferencji online na żywo między wieloma użytkownikami.

Jak zwiększyć efektywność pracy zespołowej na odległość?

Istnieje kilka sposobów na zwiększenie efektywności pracy zespołowej na odległość, z pomocą internetu:

1. Współpraca w czasie rzeczywistym: Korzystaj z narzędzi takich jak video-konferencje, czaty i ekranowe udostępnianie, aby umożliwić współpracę w czasie rzeczywistym.
2. Użyj narzędzi do zarządzania projektami: Narzędzia takie jak Trello, Asana, Slack i Microsoft Teams umożliwiają zarządzanie projektem i współpracę zespołową.
3. Ustanów wspólne cele i zadania: Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą, co jest oczekiwane od nich i jakie są ich role.
4. Zadbaj o komunikację: Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu są świadomi swoich obowiązków i są w stanie się ze sobą skontaktować, gdy jest to potrzebne.
5. Ustanów harmonogram: Ustanów regularne spotkania i harmonogram, aby upewnić się, że wszystko jest w równowadze i że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco z postępami.
6. Zachęcaj do otwartego i szczerego dialogu: Zadbaj o otwartą i szczerą komunikację w zespole, aby umożliwić wszystkim członkom wyrażanie swoich myśli i uwag.
7. Dostarczaj regularne raporty i aktualizacje: Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco informowani o postępach i wynikach.

Pamiętaj, że efektywność pracy zespołowej na odległość wymaga ciągłego dostosowywania i ulepszania narzędzi i procesów, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu czują się dobrze, a wyznaczane cele i podejmowane działania są dla nich jasne.

Wnioski

W tej kompilacji wspomnieliśmy o różnych narzędziach, które mogą ułatwić pracę grupową , niektóre z nich są bezpłatne lub mają darmową wersję, która pozwoli ci wykonać pewne czynności w zależności od potrzeb. Niektóre są bardziej kompletne niż inne, ale możesz zweryfikować, który najlepiej pasuje do Twojej pracy i celów do realizacji w grupie. 

Wykorzystaj w pełni każde z tych narzędzi, zbadaj wszystkie narzędzia dostępne w ich darmowej wersji i, jeśli to konieczne, oceń, które z nich byłoby dla Ciebie najlepsze do zainwestowania w wersję płatną. Prawda jest taka, że ​​każdy ułatwia i zmniejsza bóle głowy związane z organizacją, realizacją zadań i zarządzaniem czasem.